MED-organisationen i MO

Nedenfor findes en guide til opbygning og vedligehold af MED-organisationen i OS2mo.

Formål

Det er lovpligtigt at vedligeholde et overblik over sin MED-organisation.

Formålet med at have sin MED-organisation i OS2mo er at vedligehold og overblik er nemt.

MED-organisationen kan desuden udstilles på intranettet i et organisationsdiagram, så alle medarbejdere umiddelbart kan tilgå ajourførte oplysninger om fx deres arbejdsmiljørepræsentant og deres tillidsmandsrepræsentant (navn, email, telefonnummer, mv.).

MED-organisationen kan også udskrives til fx Excel-format så administrative medarbejdere kan arbejde videre med MED-organisationen i dette format. Det forudsætter bestilling af en sådan rapport.

Forudsætninger

Der er behov for indlæsning af tre datasæt i OS2mo, så MED-organisationen og de tilknyttede medarbejdere kan oprettes med de korrekte metadata:

• Enhedstyper til opmærkning af MED-organisationen: Fx Lokal-MED, Center-MED, Direktør-MED, Hoved-MED, AMG.
• Tilknytningsroller til opmærkning af medarbejdere: Fx LR formand, LR, FTR næstformand, FTR, TR næstformand, TR, AMR næstformand, AMR.
• Hovedorganisationer / Faglige organisationer til opmærkning af tilhørsforhold: Fx LO (3F, HK, FOA, etc), FTF (DLF, BUPL, etc), AC (Djøf, DM, etc).

Option Rollebaseret adgang i OS2mo

Det er desuden muligt at differentiere adgangen til OS2mo, så fx udvalgte HR-medarbejdere har skriveadgang til MED-organisationen, men ikke til lønorganisationen eller til den administrative organisation i OS2mo. Det sikrer mod fejl.

Rollebaseret adgang i OS2mo kræver:

• Installation af Keycloak, herunder konfiguration af ADFS og opsætning af OU’er i Active Directory.
• Implementering af Ejer-begrebet i OS2mo.

Når det er gjort, kan man tildele Ejer-rollen til rette vedkommende i OS2mo og dermed give skriveadgang til den del af OS2mo, som håndterer MED-organisationen:

​Arbejdsgange

Disclaimer: Følgende screenshots er taget fra et test-miljø og varierer fra kommunens OS2mo. Bemærk også at alle cpr-numre er fiktive.

Opret MED-organisationen

I organisationsmodulet skal man oprette en rodorganisation og de tilhørende underenheder:

Oprettelse af rodorganisationen

Klik på Organisation:

Klik på Opret enhed i højremenuen:

Udfyld dialogboksen med ønskede metadata om rodenheden og tryk ‘v’ nederst i højre hjørne:

Obligatoriske oplysninger er:

• Startdato
• Navn
• Enhedstype

Bemærk, at for at oprette en rodenhed, skal der ikke angives overenhed.

Rodenheden kan nu ses i organisationshierarkiet til venstre (i dette eksempel ‘MED-organisation’):

Oprettelse af underenhederne

Proceduren fra ‘Oprettelse af rodorganisationen’ ovenfor følges med undtagelse af, at der nu skal angives en overenhed:

I takt med at underenhederne bliver oprettet, kan de ses i MED-organisationens hierarki:

Opret medarbejdere i MED-organisationen

Oprettelse af tilknytningerne

Når MED-organisationen er oprettet, skal medarbejdere tilknyttes til den fra den administrative organisation / lønorganisationen.

En medarbejder tilknyttes til en MED-enhed ved at vælge den relevante MED-enhed, klikke på fanen ‘Tilknytninger’ og vælge ‘+Opret ny’:

I den dialogboks der kommer frem

• Sættes start- og evt. slutdato
• Fremfindes medarbejderen ved søgning
• Vælges Tilknytningsrolle
• Angives Hovedorganisation / Faglig organisation
• Fremfindes stedfortræder: Ved nogle tilknytningsroller er der mulighed for at vælge stedfortræder. Kommunen skal fortælle hvilke. I dette tilfælde fordrer tilknytningsrollen ‘AMR’ en stedfortræder:

Se tilknyttede medarbejdere under MED-enheden

Når ovenstående arbejdsgang er fuldført, kan man se den tilknyttede medarbejder (plus evt. stedfortræder) under MED-enheden og fanen ‘Tilknytninger’:

Se tilknyttede medarbejdere under medarbejderen selv

Det er også muligt at se den tilknyttede medarbejder under sig selv ved at vælge fanen ‘Tilknytninger’:

Se stedfortrædere under stedfortræderen selv

Og man kan ligeledes se stedfortræderen under sig selv ved at vælge fanen ‘Tilknytninger’:

Gør Tilknytningsrolle vakant

Det er muligt at gøre en tilknytningsrolle vakant - Det gøres ved at redigere en tilknytningsrolle og fjerne den tilknyttede medarbejder:

Operationen vil føre til dette billede i oversigten over de medarbejdere der er tilknyttet til MED-enheden:

Vedligehold

Når hele MED-organisationen er opbygget, skal den vedligeholdes i OS2mo.

MED-enheder

MED-enhederne vedligeholdes som alle enheder i OS2mo:

Tilknytningsroller

Tilknytningsrollerne redigeres vha. knapperne ud for hver tilknytningsrolle...:

…eller under hver medarbejder under fanen ‘Tilknytninger’:

Udstilling andre steder

Rapport

Det er muligt at genere af MED-data i fx en csv-fil som kan hentes inde fra MOs brugergrænseflade. De data der skal indgå i udtrækket skal specificeres først.

Organisationsdiagram

Lig den administrative organisation kan MED-organisationen udstilles i et organisationsdiagram på intranettet / internettet.

Du kan læse mere om organisationsdiagrammet her